DE ROODE ADVOCATUUR EN MEDIATION

Artikel 1 – Algemeen

1. 2. 3. 4. De Roode Advocatuur en mediation hecht waarde aan een goede relatie met haar cliënten en aan de kwaliteit van haar dienstverlening. Wanneer een cliënt niet tevreden is over de dienstverlening van De Roode Advocatuur en mediation, wordt de cliënt verzocht dit in eerste instantie te bespreken met de advocaat, mediator of jurist die bij de betreffende opdracht betrokken is.

Indien het bespreken van de klacht niet tot een oplossing leidt, kan de cliënt een formele klacht indienen overeenkomstig deze kantoorklachtenregeling. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen De Roode Advocatuur en mediation en de cliënt.

Artikel 2 – Klacht

1. 2. Onder een klacht wordt verstaan: iedere schriftelijke uiting van ontevredenheid van of namens een cliënt jegens de advocaat, mediator, jurist of een andere persoon die onder verantwoordelijkheid van De Roode Advocatuur en mediation werkzaamheden verricht, over de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van een declaratie.

Een klacht dient schriftelijk te worden ingediend en bevat bij voorkeur:

a. de naam en contactgegevens van de cliënt;

b. een omschrijving van de klacht;

c. de naam van de persoon op wie de klacht betrekking heeft;

d. de datum of periode waarop de klacht betrekking heeft;

e. de stukken die de klacht onderbouwen, voor zover aanwezig.

Artikel 3 – Klachtenfunctionaris

1. De klacht wordt behandeld door de klachtenfunctionaris van De Roode Advocatuur en

2. 3. mediation.

Omdat De Roode Advocatuur en mediation een eenmanszaak is waarin zelfstandig een advocatenpraktijk wordt uitgeoefend, is een externe advocaat aangewezen als klachtenfunctionaris.

Klachtenfunctionaris: Maaike Wetting van Wetting Arbeidsrecht & Mediation

Hooglandse Kerkgracht 17D
2312 HS Leiden

maaike@wetting-legal.nl
06-551081074.
De klachtenfunctionaris is niet betrokken geweest bij de gedraging of beslissing waarop de klacht betrekking heeft, voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is.

Artikel 4 – Indiening en behandeling van de klacht

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Een klacht kan worden ingediend per post of per e-mail via de hierboven vermelde contactgegevens van de klachtenfunctionaris. De klachtenfunctionaris bevestigt de ontvangst van de klacht zo spoedig mogelijk. De klachtenfunctionaris stelt de cliënt en de persoon op wie de klacht betrekking heeft in de gelegenheid hun standpunt toe te lichten. De klachtenfunctionaris kan de cliënt en de betrokken advocaat, mediator of jurist verzoeken aanvullende informatie of documenten te verstrekken.

Bij de behandeling van de klacht wordt de toepasselijke wet- en regelgeving en, voor zover van toepassing, de voor advocaten en mediators geldende beroeps- en gedragsregels in acht genomen. De klachtenfunctionaris streeft ernaar de klacht binnen vier weken na ontvangst af te handelen.

Indien de klacht niet binnen vier weken kan worden afgehandeld, wordt de cliënt hiervan vóór het verstrijken van deze termijn schriftelijk op de hoogte gesteld, waarbij de reden van de vertraging en de termijn waarbinnen de klacht naar verwachting wel zal worden afgehandeld, worden vermeld.

De klacht wordt in beginsel binnen zes weken na ontvangst afgehandeld. Deze termijn kan, indien noodzakelijk, met ten hoogste vier weken worden verlengd. De cliënt wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Artikel 5 – Uitkomst van de klacht

1. 2. 3. De klachtenfunctionaris stelt de cliënt schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen naar aanleiding van de klacht, het oordeel over de klacht en eventuele aanbevelingen of afspraken.

Indien de klacht betrekking heeft op een declaratie, wordt bij de beoordeling tevens rekening gehouden met de gemaakte afspraken over het honorarium en de toepasselijke algemene voorwaarden.

Indien de klacht geheel of gedeeltelijk gegrond wordt verklaard, wordt waar mogelijk besproken op welke wijze een passende oplossing kan worden bereikt.

Artikel 6 – Externe geschillenregeling

1. 2. 3. 4. Indien de behandeling van de klacht door de klachtenfunctionaris niet leidt tot een oplossing, of indien de klacht niet binnen de in artikel 4.8 genoemde termijn is afgehandeld, kan de klager de klacht voorleggen aan de deken van de Orde van Advocaten in het arrondissement Den Haag.

De klacht dient schriftelijk of digitaal te worden ingediend bij de deken. De deken zal vervolgens een onderzoek instellen en waar mogelijk trachten te bemiddelen tussen de klager en de advocaat.

Indien bemiddeling door de deken niet tot een oplossing leidt, kan de klacht op verzoek van de klager worden doorgezonden naar de Raad van Discipline.

Voor meer informatie over de procedure en het indienen van een klacht bij de deken, wordt verwezen naar de informatiepagina Klacht over een advocaat op de website van de Nederlandse orde van advocaten.5. 6. Indien sprake is van mediation door een MfN-registermediator, kunnen tevens de klachten- en geschillenregelingen van de MfN van toepassing zijn.

De toepasselijke MfN-regelgeving wordt gevormd door de regelgeving die geldt op het moment waarop de mediation is gestart. De huidige MfN-regelgeving is sinds 1 januari 2026 gewijzigd.

Artikel 7 – Geheimhouding en privacy

1. 2. 3. 4. Bij de behandeling van een klacht wordt zorgvuldig omgegaan met de persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie van de cliënt. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de behandeling van de klacht en voor zover daarvoor een rechtmatige grondslag bestaat.

Op de verwerking van persoonsgegevens is de privacyverklaring van De Roode Advocatuur en mediation van toepassing.

Voor zover de klacht betrekking heeft op een mediation, wordt tevens rekening gehouden met de voor mediation geldende geheimhoudingsverplichtingen en de toepasselijke MfN-regelgeving.

Artikel 8 – Slotbepaling

1. 2. 3. Deze kantoorklachtenregeling treedt in werking op 1 oktober 2026.

De actuele versie van deze kantoorklachtenregeling wordt gepubliceerd op de website van De Roode Advocatuur en mediation.

De Roode Advocatuur en mediation kan deze kantoorklachtenregeling wijzigen indien daartoe aanleiding bestaat, bijvoorbeeld als gevolg van wijzigingen in wet- en regelgeving of beroeps- en gedragsregels.